Déclaration de confidentialité

1. Qui sommes-nous

NOutopia™ est un produit de NOutopia B.V., établie au Stoppelland 79, 7641 KN Wierden (Pays-Bas) et enregistrée auprès de la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro 42198176. Dans cette déclaration, nous désignons NOutopia B.V. par « nous ».

Nous sommes responsables des données personnelles que nous traitons via notre site web noutopia.eu et dans le cadre de nos interactions avec vous et votre organisation. Cela s’applique notamment lorsque vous remplissez un formulaire sur le site, nous envoyez un e-mail, sollicitez un compte d’essai ou lorsque votre organisation devient notre cliente.

Pour les données que votre organisation place sur la plateforme NOutopia™, un autre partage des rôles s'applique. Les incidents, les risques, les documents et les comptes des employés appartiennent à votre organisation. Votre organisation est le responsable du traitement, et nous sommes le sous-traitant : nous traitons ces données uniquement sur instruction de votre organisation et conformément à l'accord de traitement que nous concluons avec chaque client. Cette déclaration ne concerne pas ces données.

Nous avons désigné un délégué à la protection des données (DPD), qui veille à la manière dont nous traitons les données personnelles. Vous pouvez joindre le DPD à l’adresse privacy@noutopia.eu. Le chapitre 9 explique ce que vous pouvez nous demander.

2. À qui s'applique cette déclaration

Cette déclaration s'applique à :

• les visiteurs de noutopia.eu ;
• toute personne qui communique avec nous via le formulaire de contact, par e-mail ou par téléphone, ou qui s'inscrit pour recevoir des informations sur le lancement ;
• les personnes de contact des organisations qui demandent un compte de test ou qui sont clientes : la personne qui demande le compte, signe le contrat ou reçoit les factures.

Utilisez-vous la plateforme en tant que collaborateur d'une organisation cliente ? Votre organisation est alors responsable de vos données dans la plateforme, comme l'explique le chapitre 1. Les questions concernant ces données doivent être posées à votre propre organisation ; nous l'aidons à y répondre.

3. Quelles données nous traitons, à quelles fins et sur quelle base juridique

Nous ne traitons que les données que vous nous fournissez vous-même, ainsi que les données techniques nécessaires pour assurer le bon fonctionnement du site web. Le tableau indique, par objectif, les données concernées, la raison pour laquelle nous sommes autorisés à les traiter et la durée de conservation.

Si vous vous inscrivez pour recevoir des informations sur le lancement, nous vous envoyons d’abord un e-mail contenant un lien de confirmation. Vous ne figurez sur la liste qu’après avoir cliqué sur ce lien. Nous savons ainsi avec certitude que l’adresse e-mail est la vôtre et que vous avez vous-même demandé ces messages.

Nous ne vous demandons pas de données personnelles sensibles, telles que des informations sur la santé. Si vous les incluez dans une remarque, nous les utiliserons uniquement pour répondre à votre question et les supprimerons ensuite.

Nous ne prenons pas de décisions concernant vous qui reposent uniquement sur un traitement automatisé, et nous ne créons pas de profils des visiteurs ou des personnes de contact.

4. Combien de temps nous conservons les données

Nous ne conservons les données que pendant la durée nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été collectées. Les délais sont indiqués dans le tableau du chapitre 3. Une fois le délai écoulé, nous supprimons les données ou les rendons anonymes, de sorte qu'elles ne peuvent plus être retracées jusqu'à vous.

Les données de facturation sont soumises à une obligation légale de conservation de sept ans. Nous conservons ces données pendant cette période, mais nous ne les utilisons plus que pour l'administration.

Nous faisons des sauvegardes de nos systèmes. Les données supprimées restent présentes pendant encore « quatre semaines » et disparaissent ensuite d'elles-mêmes. Nous utilisons les sauvegardes uniquement pour restaurer les données après une panne.

5. Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les transmettons pas à d'autres pour leurs propres besoins. Nous partageons des données uniquement avec des fournisseurs qui nous aident à fournir nos services. Avec chacun d'eux, nous avons conclu un contrat de traitement des données afin qu'ils traitent vos données uniquement pour nous et les sécurisent correctement.

En outre, « notre comptable » consulte les données de facturation pour l'administration. Nous ne fournissons des données à l'autorité gouvernementale ou à un organisme de contrôle que si la loi nous y oblige.

6. Transfert de données en dehors de l'Espace économique européen

Nous choisissons des fournisseurs qui stockent et traitent vos données au sein de l'Union européenne ; le tableau au chapitre 5 indique pour chaque fournisseur où cela se produit. Nous ne transmettons pas de données personnelles à des pays en dehors de l'Espace économique européen.

Si cela devait changer, cela ne se produirait qu’avec une garantie appropriée, telle qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou les clauses contractuelles types de l’Union européenne, et nous modifierions cette déclaration avant que cela ne se produise.

7. Cookies

Un cookie est un petit fichier que le site Web place dans votre navigateur pour se souvenir de quelque chose. Notre site Web place un cookie.

Pour un cookie fonctionnel, aucune autorisation n'est nécessaire ; c'est pourquoi vous ne verrez pas de bannière de cookie sur notre site web. Nous n'utilisons pas de cookies analytiques, de cookies marketing ou de cookies provenant d'autres parties. Si cela devait changer, nous modifierions cette déclaration et demanderions votre autorisation préalable, lorsque la loi l'exige.

Les rédacteurs qui se connectent à la partie administrateur du site web reçoivent un cookie de session pour rester connectés. Les visiteurs ne reçoivent pas ce cookie.

Vous pouvez toujours supprimer ou bloquer les cookies via les paramètres de votre navigateur. Si vous supprimez le cookie de langue, le site web choisira à nouveau la langue lors de votre prochaine visite en fonction des paramètres de votre navigateur.

8. Comment nous protégeons vos données

Nous prenons les mesures appropriées en fonction des données que nous traitons :

• La connexion avec le site web et la plateforme est cryptée (https), afin que personne ne puisse lire les données.
• Nos systèmes sont hébergés par des fournisseurs au sein de l'Union européenne, conformément au droit européen.
• L'accès aux systèmes et aux données est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur travail, avec une authentification à deux facteurs.
• Nous effectuons régulièrement des sauvegardes et testons si nous pouvons restaurer les données.
• Nous appliquons pour notre propre organisation les normes que nous recommandons à nos clients, à savoir les normes NEN 7510 et ISO 27001, comme lignes directrices pour nos mesures.

Si quelque chose ne va pas avec vos données, nous le signalerons à l'Autorité de protection des données si la loi l'exige, et nous vous en informerons si cela représente un risque élevé pour vous.

9. Vos droits

Vous avez le droit de :

• de consulter les données personnelles que nous détenons à votre sujet et l'usage que nous en faisons ;
• de corriger ou compléter des données incorrectes ;
• de supprimer des données, par exemple si nous n'en avons plus besoin ou si vous retirez votre consentement ;
• de limiter le traitement pendant que nous examinons un recours ou une correction ;
• de recevoir les données que vous nous avez fournies dans un fichier courant, afin de les transmettre à un tiers ;
• de s'opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• de retirer un consentement que vous nous avez accordé à tout moment. Cela n'affecte pas les actions que nous avons pu entreprendre avant le retrait.

Veuillez envoyer votre demande à privacy@noutopia.eu.

Si votre question concerne les données que votre organisation a saisies dans le plateforme, adressez-vous à votre organisation ; elle en est responsable et nous l'aidons à y répondre.

Si vous n'êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données ou de votre demande, faites-le-nous savoir et nous chercherons ensemble une solution. Vous avez également toujours le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Modifications de cette déclaration

Nous adaptons cette déclaration si nos services, nos fournisseurs ou la loi changent. La version actuelle se trouve toujours sur cette page ; le numéro de version et la date figurent dans la carte en haut de la page et dans le tableau des modifications ci-dessous. Si quelque chose change qui vous concerne, comme un nouvel objectif ou un fournisseur en dehors de l'Union européenne, nous informons nos clients et les personnes figurant sur notre liste de diffusion par e-mail avant que la modification entre en vigueur.