Declaración de privacidad

1. Quiénes somos

NOutopia™ es un producto de NOutopia B.V., con domicilio en Stoppelland 79, 7641 KN Wierden (Países Bajos) e inscrita en la Cámara de Comercio neerlandesa (KvK) con el número 42198176. En esta declaración, nos referimos a NOutopia B.V. como «nosotros».

Nosotros somos responsables de los datos personales que procesamos a través de nuestro sitio web noutopia.eu y en el contacto con usted y su organización. Esto ocurre cuando usted completa un formulario en el sitio web, nos envía un correo electrónico, solicita una cuenta de prueba o cuando su organización se convierte en cliente nuestro.

Para los datos que su organización coloca en la plataforma NOutopia™, se aplica una distribución de roles diferente. Los incidentes, riesgos, documentos y las cuentas de los empleados son de su organización. Su organización es la responsable del tratamiento y nosotros somos el encargado del tratamiento: tratamos esos datos solo por encargo de su organización y de acuerdo con el acuerdo de procesamiento que celebramos con cada cliente. Esta declaración no trata sobre esos datos.

Hemos designado a un delegado de protección de datos (DPD), que supervisa cómo tratamos los datos personales. Puede contactar con el DPD en privacy@noutopia.eu. En el capítulo 9 encontrará qué puede solicitarnos.

2. A quién se aplica esta declaración

Esta declaración es aplicable a:

• visitantes de noutopia.eu;
• cualquier persona que se ponga en contacto con nosotros a través del formulario de contacto, por correo electrónico o por teléfono, o que se inscriba para recibir noticias sobre el lanzamiento;
• contactos de organizaciones que solicitan una cuenta de prueba o que son clientes: la persona que solicita la cuenta, firma el acuerdo o recibe las facturas.

Si utiliza la plataforma como empleado de una organización que es cliente, su organización es responsable de sus datos en la plataforma, como se explica en el capítulo 1. Si tiene preguntas sobre esos datos, debe hacerlas a su propia organización; nosotros la ayudaremos a responder.

3. Qué datos procesamos, para qué y sobre qué base legal

Sólo tratamos los datos que usted nos proporciona y los datos técnicos necesarios para que el sitio web funcione de forma segura. La tabla muestra, por cada finalidad, qué datos se tratan, por qué podemos tratarlos y durante cuánto tiempo los conservamos.

Si se inscribe para recibir noticias sobre el lanzamiento, primero le enviamos un correo electrónico con un enlace de confirmación. Solo cuando hace clic en ese enlace queda inscrito en la lista. Así sabemos con certeza que la dirección de correo electrónico es suya y que usted mismo ha solicitado los mensajes.

No solicitamos datos personales especiales, como información sobre salud. Si los proporciona en una nota, los utilizaremos únicamente para responder a su pregunta y los eliminaremos después.

No tomamos decisiones sobre usted basadas únicamente en un procesamiento automatizado, y no creamos perfiles de visitantes o contactos.

4. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

No conservaremos los datos más tiempo del necesario para el fin para el que los hemos obtenido. Los plazos se encuentran en la tabla del capítulo 3. Una vez transcurrido el plazo, eliminaremos los datos o los anonimizaremos, de modo que ya no puedan relacionarse con usted.

Los datos de la factura están sujetos a una obligación legal de conservación de siete años. Los conservamos durante ese tiempo, pero solo los utilizamos para la administración.

De nuestros sistemas hacemos copias de seguridad. Los datos eliminados permanecen en ellas durante «cuatro semanas» y luego desaparecen por sí solos. Solo utilizamos las copias de seguridad para recuperar los datos después de una avería.

5. Con quién compartimos los datos

No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros para sus propios fines. Solo compartimos los datos con proveedores que nos asisten en la prestación de nuestros servicios. Con cada uno de ellos hemos suscrito un acuerdo de procesamiento de datos, de modo que solo procesan sus datos para nosotros y los protegen adecuadamente.

Además, «nuestro contable» ve los datos de las facturas para la administración. Solo proporcionamos datos a la administración o a un supervisor si la ley nos obliga a ello.

6. Transferencia fuera del Espacio Económico Europeo

Seleccionamos proveedores que almacenan y procesan sus datos dentro de la Unión Europea; la tabla en el capítulo 5 muestra dónde se realiza esto por proveedor. No transmitimos datos personales a países fuera del Espacio Económico Europeo.

Si alguna vez cambiara, solo ocurrirá con una garantía adecuada, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea o las cláusulas contractuales estándar de la Unión Europea, y ajustaremos esta declaración antes de que ocurra.

7. Cookies

Una cookie es un pequeño archivo que un sitio web coloca en su navegador para recordar algo. Nuestra página web coloca una cookie.

Para una cookie funcional no se requiere permiso; por lo tanto, no verá una barra de cookies en nuestro sitio web. No utilizamos cookies analíticas, de marketing ni de terceros. Si esto cambiara, ajustaríamos esta declaración y, donde la ley lo requiera, primero solicitaríamos su permiso.

Los redactores que inician sesión en la sección administrada del sitio web reciben una cookie de sesión para permanecer conectados. Los visitantes no reciben esa cookie.

Usted puede eliminar o bloquear las cookies en cualquier momento a través de la configuración de su navegador. Si elimina la cookie de idioma, el sitio web seleccionará el idioma en su próxima visita según la configuración de su navegador.

8. Cómo protegemos sus datos

Tomaremos las medidas adecuadas en función de los datos que procesamos:

• La conexión con el sitio web y la plataforma está cifrada (https), para que nadie pueda leerla.
• Nuestros sistemas están en proveedores de la Unión Europea, bajo derecho europeo.
• El acceso a los sistemas y los datos está limitado a las personas que lo necesitan para su trabajo, con autenticación de dos factores.
• Realizamos copias de seguridad con regularidad «y probamos si podemos recuperar los datos».
• Seguimos las normas que aconsejamos a nuestros clientes, NEN 7510 e ISO 27001, como guía para nuestras medidas.

Si algo sale mal con sus datos, lo notificaremos a la Autoridad de Datos Personales si la ley lo requiere, y se lo haremos saber si representa un alto riesgo para usted.

9. Sus derechos

Tiene derecho a:

• Ver qué datos personales tenemos de usted y para qué los utilizamos;
• Corregir o completar datos incorrectos o incompletos;
• Eliminar los datos, por ejemplo, si ya no los necesitamos o si retira su consentimiento;
• Limitar el tratamiento mientras evaluamos un recurso o una corrección;
• Recibir los datos que nos ha proporcionado en un archivo común, para transferirlos a un tercero;
• Oponerse al tratamiento basado en nuestro interés legítimo;
• Retirar un consentimiento en cualquier momento. Esto no afectará las acciones que hayamos realizado antes de su retirada.

Envíe su solicitud a privacy@noutopia.eu. Para asegurarnos de que estamos tratando con la persona correcta, podemos pedirle información adicional para identificarse; solo la utilizaremos para ese propósito. Recibirá una respuesta en un mes. Si el pedido es complicado, podemos extender el plazo dos meses; le informaremos al respecto en el plazo de un mes. No se aplican costos por el pedido.

¿Su pregunta se refiere a los datos que su organización ha ingresado en la plataforma?

Si no está satisfecho con la forma en que tratamos sus datos o su solicitud, háganoslo saber y buscaremos juntos una solución. Además, siempre tiene derecho a presentar una queja ante la Autoridad de Protección de Datos, a través de autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Modificaciones de esta declaración

Nosotros ajustaremos esta declaración si nuestra oferta de servicios, nuestros proveedores o la ley cambian. La versión actual siempre estará en esta página; el número de versión y la fecha estarán en la tarjeta en la parte superior y en la tabla de cambios a continuación. Si algo cambia que sea importante para usted, como un nuevo propósito o un proveedor fuera de la Unión Europea, informaremos a nuestros clientes y a las personas en nuestra lista de correo por correo electrónico antes de que la modificación entre en vigor.