Datenschutz

1. Wer wir sind

NOutopia™ ist ein Produkt der NOutopia B.V. mit Sitz in Stoppelland 79, 7641 KN Wierden, Niederlande, eingetragen bei der niederländischen Handelskammer (KvK) unter der Nummer 42198176. In dieser Erklärung bezeichnen wir die NOutopia B.V. als „wir“.

Wir sind für die personenbezogenen Daten verantwortlich, die wir über unsere Website noutopia.eu und im Kontakt mit Ihnen und Ihrer Organisation verarbeiten. Dies gilt, wenn Sie ein Formular auf der Website ausfüllen, uns eine E-Mail senden, einen Test-Account beantragen oder wenn Ihre Organisation Kunde bei uns wird.

Für die Daten, die Ihre Organisation im NOutopia™-Plattform einstellt, gilt eine andere Rollenverteilung. Vorfälle, Risiken, Dokumente und die Mitarbeiterkonten gehören Ihrer Organisation. Ihre Organisation ist dafür der Verantwortliche und wir der Verarbeiter: Wir verarbeiten diese Daten nur im Auftrag Ihrer Organisation und gemäß der Verarbeitungsvereinbarung, die wir mit jedem Kunden abschließen. Diese Erklärung betrifft diese Daten nicht.

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten (DSB) benannt, der überwacht, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten unter privacy@noutopia.eu. In Kapitel 9 erfahren Sie, was Sie von uns verlangen können.

2. Für wen gilt diese Erklärung?

Diese Erklärung gilt für:

• Besucher von noutopia.eu;
• alle Personen, die über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch mit uns in Kontakt treten, oder sich für Nachrichten über die Einführung anmelden;
• Ansprechpartner von Organisationen, die einen Test-Account beantragen oder Kunden sind: die Person, die den Account beantragt, den Vertrag unterschreibt oder die Rechnungen erhält.

Nutzen Sie das Portal als Mitarbeiter eines Kunden, ist Ihre Organisation für Ihre Daten im Portal verantwortlich, wie Kapitel 1 erklärt. Fragen zu diesen Daten richten Sie an Ihre eigene Organisation; wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

3. Welche Daten wir verarbeiten, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten nur die Daten, die Sie uns selbst geben, und die technischen Daten, die erforderlich sind, um die Website sicher zu betreiben. Die Tabelle zeigt für jedes Ziel, um welche Daten es sich handelt, warum wir sie verarbeiten dürfen und wie lange wir sie speichern.

Datenverarbeitung

Hinweis: Bei der Speicherung von Daten für einen Vertrag oder eine gesetzliche Verpflichtung gilt die längste Frist.

Wenn Sie sich für Nachrichten über die Lancierung anmelden, senden wir Ihnen zunächst eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie auf diesen Link klicken, stehen Sie auf der Liste. So wissen wir sicher, dass die E-Mail-Adresse Ihnen gehört und dass Sie die Nachrichten selbst angefordert haben.

Wir bitten Sie, keine besonderen personenbezogenen Daten, wie Gesundheitsdaten, anzugeben. Falls Sie diese dennoch in einer Anmerkung angeben, verwenden wir sie nur, um Ihre Frage zu beantworten, und löschen sie danach.

Wir treffen keine ausschließlich auf automatisierte Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Sie und erstellen keine Profile von Besuchern oder Kontaktpersonen.

4. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern Daten nicht länger als für den Zweck, zu dem wir sie erhalten haben, notwendig ist. Die Fristen sind in der Tabelle in Kapitel 3 aufgeführt. Ist die Frist abgelaufen, löschen wir die Daten oder anonymisieren wir sie, sodass sie nicht mehr auf Sie zurückgeführt werden können.

Für Rechnungsdaten gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren. Wir speichern diese Daten so lange, verwenden sie aber nur noch für die Verwaltung.

Von unseren Systemen erstellen wir Backups. Gelöschte Daten bleiben noch «vier Wochen» darin erhalten und verschwinden danach von selbst. Wir verwenden Backups nur, um Daten nach einem Ausfall wiederherzustellen.

5. Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht an andere für deren eigene Zwecke weiter. Wir teilen Daten nur mit Lieferanten, die uns helfen, unsere Dienste zu erbringen. Mit jedem von ihnen haben wir eine Verarbeitungsvereinbarung geschlossen, sodass sie Ihre Daten nur für uns verarbeiten und gut sichern.

Darüber hinaus sieht «unser Buchhalter» Rechnungsdaten für die Verwaltung ein. Wir geben Daten an die Regierung oder eine Aufsichtsbehörde nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

6. Weitergabe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Wir wählen Lieferanten aus, die Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union speichern und verarbeiten; die Tabelle in Kapitel 5 zeigt für jeden Lieferanten an, wo dies geschieht. Wir geben keine personenbezogenen Daten an Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums weiter.

Sollte sich dies jemals ändern, geschieht dies nur mit einer angemessenen Sicherheit, wie z. B. einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder den Standardvertragsklauseln der Europäischen Union, und wir passen diese Erklärung vorab an.

7. Cookies

Eine Cookie ist eine kleine Datei, die eine Website in Ihrem Browser platziert, um etwas zu speichern. Unsere Website platziert eine Cookie.

Für eine funktionale Cookie ist keine Zustimmung erforderlich; daher sehen Sie auf unserer Website keine Cookie-Leiste. Wir verwenden keine analytischen Cookies, keine Marketing-Cookies und keine Cookies von Dritten. Wenn sich dies ändern sollte, werden wir diese Erklärung anpassen und, wo gesetzlich erforderlich, zuerst Ihre Zustimmung einholen.

Redakteure, die sich im Admin-Bereich der Website anmelden, erhalten eine Session-Cookie, um angemeldet zu bleiben. Besucher erhalten diese Cookie nicht.

Sie können Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers entfernen oder blockieren. Wenn Sie die Sprache-Cookie entfernen, wählt die Website bei Ihrem nächsten Besuch die Sprache erneut basierend auf den Einstellungen Ihres Browsers aus.

8. Wie wir Ihre Daten sichern

Wir ergreifen die Maßnahmen, die zu den von uns verarbeiteten Daten passen:

• Die Verbindung zur Website und zur Plattform ist verschlüsselt (https), sodass niemand mitlesen kann.
• Unsere Systeme befinden sich bei Anbietern in der Europäischen Union, unter europäischem Recht.
• Der Zugriff auf Systeme und Daten ist auf die Personen beschränkt, die ihn für ihre Arbeit benötigen, mit zweistufiger Verifizierung.
• Wir erstellen regelmäßig Backups und testen, ob wir Daten wiederherstellen können.
• Wir verwenden für unsere eigene Organisation die Normen, die wir unseren Kunden empfehlen, NEN 7510 und ISO 27001, als Leitfaden für unsere Maßnahmen.

Wenn doch einmal etwas mit Ihren Daten schiefgeht, melden wir das bei der Autoriteit Persoonsgegevens, wenn das Gesetz das verlangt, und bei Ihnen, wenn es für Sie ein hohes Risiko darstellt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht, um:

• einsehen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen haben und wofür wir sie verwenden;
• falsche Daten korrigieren oder ergänzen lassen;
• Daten löschen, z. B. wenn wir sie nicht mehr benötigen oder Sie Ihre Zustimmung widerrufen;
• die Verarbeitung einschränken, solange wir ein Einspruch oder eine Korrektur prüfen;
• die von Ihnen selbst bereitgestellten Daten in einem gängigen Format erhalten, um sie an Dritte weiterzugeben;
• gegen eine Verarbeitung aufgrund unseres berechtigten Interesses Widerspruch einlegen;
• eine erteilte Zustimmung jederzeit widerrufen. Dies ändert nichts an dem, was wir vor dem Widerruf tun durften.

Ein Anliegen senden Sie an privacy@noutopia.eu. Um sicherzustellen, dass wir es mit der richtigen Person zu tun haben, können wir Sie um zusätzliche Informationen bitten, mit denen Sie sich identifizieren; diese verwenden wir nur dafür. Sie erhalten innerhalb eines Monats eine Antwort. Ist ein Anliegen kompliziert, dürfen wir diese Frist um zwei Monate verlängern; wir lassen es Sie innerhalb des ersten Monats wissen. An ein Anliegen sind keine Kosten gebunden.

Betrifft Ihre Frage Daten, die Ihre Organisation in der Plattform eingestellt hat? Dann wenden Sie sich an Ihre Organisation; sie ist dafür verantwortlich und wir unterstützen sie bei der Beantwortung.

Sind Sie mit der Art und Weise, wie wir mit Ihren Daten oder Ihrem Antrag umgehen, nicht zufrieden? Lassen Sie es uns wissen, dann suchen wir gemeinsam nach einer Lösung. Sie haben außerdem immer das Recht, eine Beschwerde bei der Autoriteit Persoonsgegevens einzureichen, über autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Dienstleistungen, unsere Lieferanten oder das Gesetz ändern. Die aktuelle Version steht immer auf dieser Seite; das Versionsnummer und das Datum finden Sie in der Karte oben und in der Änderungsliste unten. Ändert sich etwas, das für Sie von Bedeutung ist, wie ein neues Ziel oder ein Lieferant außerhalb der Europäischen Union, informieren wir unsere Kunden und die Personen in unserer Mailingliste per E-Mail, bevor die Änderung in Kraft tritt.