Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

NOutopia™ is een product van NOutopia B.V., gevestigd aan Stoppelland 79, 7641 KN Wierden en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42198176. In deze verklaring noemen wij NOutopia B.V. ‘wij’.

Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij verwerken via onze website noutopia.eu en in het contact met u en uw organisatie. Dat is het geval als u een formulier op de website invult, ons een e-mail stuurt, een proefaccount aanvraagt of als uw organisatie klant bij ons wordt.

Voor de gegevens die uw organisatie in het platform NOutopia™ zet, geldt een andere rolverdeling. Incidenten, risico's, documenten en de accounts van medewerkers zijn van uw organisatie. Uw organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn de verwerker: wij verwerken die gegevens alleen in opdracht van uw organisatie en volgens de verwerkersovereenkomst die wij met elke klant sluiten. Deze verklaring gaat niet over die gegevens.

Wij hebben een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) aangewezen, die toezicht houdt op hoe wij met persoonsgegevens omgaan. U bereikt de FG via privacy@noutopia.eu. In hoofdstuk 9 leest u wat u van ons kunt vragen.

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze verklaring geldt voor:

• bezoekers van noutopia.eu;
• iedereen die contact met ons opneemt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, of die zich aanmeldt voor berichten over de lancering;
• contactpersonen van organisaties die een proefaccount aanvragen of klant zijn: degene die het account aanvraagt, de overeenkomst tekent of de facturen ontvangt.

Gebruikt u het platform als medewerker van een organisatie die klant is? Dan is uw organisatie verantwoordelijk voor uw gegevens in het platform, zoals hoofdstuk 1 uitlegt. Vragen over die gegevens stelt u aan uw eigen organisatie; wij helpen haar bij het beantwoorden.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en op welke grondslag

Wij verwerken alleen gegevens die u ons zelf geeft, en de technische gegevens die nodig zijn om de website veilig te laten werken. De tabel laat per doel zien om welke gegevens het gaat, waarom wij ze mogen verwerken en hoe lang wij ze bewaren.

Meldt u zich aan voor berichten over de lancering, dan sturen wij u eerst een e-mail met een bevestigingslink. Pas als u op die link klikt, staat u op de lijst. Zo weten wij zeker dat het e-mailadres van u is en dat u de berichten zelf heeft aangevraagd.

Wij vragen u niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid. Zet u die toch in een toelichting, dan gebruiken wij ze alleen om uw vraag te beantwoorden en verwijderen wij ze daarna.

Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten, en wij maken geen profielen van bezoekers of contactpersonen.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen. De termijnen staan in de tabel in hoofdstuk 3. Is de termijn voorbij, dan verwijderen wij de gegevens of maken wij ze anoniem, zodat ze niet meer naar u herleidbaar zijn.

Voor factuurgegevens geldt een wettelijke bewaarplicht van zeven jaar. Die gegevens bewaren wij zo lang, maar wij gebruiken ze alleen nog voor de administratie.

Van onze systemen maken wij back-ups. Verwijderde gegevens blijven daarin nog «vier weken» aanwezig en verdwijnen daarna vanzelf. Back-ups gebruiken wij alleen om gegevens te herstellen na een storing.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen persoonsgegevens en geven ze niet aan anderen voor hun eigen doeleinden. Wij delen gegevens alleen met leveranciers die ons helpen onze diensten te leveren. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat zij uw gegevens alleen voor ons verwerken en goed beveiligen.

Daarnaast ziet «onze accountant» factuurgegevens voor de administratie. Wij geven gegevens aan de overheid of een toezichthouder alleen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen leveranciers die uw gegevens binnen de Europese Unie opslaan en verwerken; de tabel in hoofdstuk 5 laat per leverancier zien waar dat gebeurt. Wij geven geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Mocht dat ooit veranderen, dan gebeurt het alleen met een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of de standaardcontractbepalingen van de Europese Unie, en passen wij deze verklaring aan voordat het gebeurt.

7. Cookies

Een cookie is een klein bestand dat een website in uw browser plaatst om iets te onthouden. Onze website plaatst één cookie.

Voor een functionele cookie is geen toestemming nodig; daarom ziet u op onze website geen cookiebalk. Wij gebruiken geen analytische cookies, geen marketingcookies en geen cookies van andere partijen. Zou dat veranderen, dan passen wij deze verklaring aan en vragen wij, waar de wet dat vereist, eerst uw toestemming.

Redacteuren die inloggen op het beheerdeel van de website krijgen een sessiecookie om ingelogd te blijven. Bezoekers krijgen die cookie niet.

U kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van uw browser. Verwijdert u de taalcookie, dan kiest de website bij uw volgende bezoek opnieuw de taal op basis van de instellingen van uw browser.

8. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen de maatregelen die passen bij de gegevens die wij verwerken:

• De verbinding met de website en het platform is versleuteld (https), zodat niemand kan meelezen.
• Onze systemen staan bij leveranciers in de Europese Unie, onder Europees recht.
• Toegang tot systemen en gegevens is beperkt tot de mensen die dat voor hun werk nodig hebben«, met tweestapsverificatie».
• Wij maken regelmatig back-ups «en testen of wij gegevens kunnen herstellen».
• Wij hanteren voor onze eigen organisatie de normen die wij onze klanten aanraden, NEN 7510 en ISO 27001, als leidraad voor onze maatregelen.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt, en bij u als het voor u een hoog risico oplevert.

9. Uw rechten

U heeft het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens wij van u hebben en waarvoor wij ze gebruiken;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren of aanvullen;
• gegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld als wij ze niet meer nodig hebben of als u uw toestemming intrekt;
• de verwerking te laten beperken zolang wij een bezwaar of een correctie beoordelen;
• gegevens die u ons zelf heeft gegeven in een gangbaar bestand te ontvangen, om ze aan een ander over te dragen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
• een toestemming die u heeft gegeven op elk moment in te trekken. Dat verandert niets aan wat wij vóór het intrekken mochten doen.

Een verzoek stuurt u naar privacy@noutopia.eu. Om zeker te weten dat wij met de juiste persoon te maken hebben, kunnen wij u om extra informatie vragen waarmee u zich identificeert; die gebruiken wij alleen daarvoor. U krijgt binnen een maand antwoord. Is een verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat binnen de eerste maand weten. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden.

Gaat uw vraag over gegevens die uw organisatie in het platform heeft gezet? Dan richt u zich tot uw organisatie; zij is daarvoor verantwoordelijk en wij helpen haar bij het beantwoorden.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens of uw verzoek omgaan? Laat het ons weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen van deze verklaring

Wij passen deze verklaring aan als onze dienstverlening, onze leveranciers of de wet veranderen. De actuele versie staat altijd op deze pagina; het versienummer en de datum staan in de kaart bovenaan en in de tabel met wijzigingen hieronder. Verandert er iets dat voor u van betekenis is, zoals een nieuw doel of een leverancier buiten de Europese Unie, dan informeren wij onze klanten en de mensen op onze mailinglijst per e-mail voordat de wijziging ingaat.